AZ XCC ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓJA

4M Magyarország Alapítvány (székhely: 1136 Budapest, Felka utca 4. 2. em. 4. ajtó; nyilvántartási szám: 01-01-0012938; adószám: 19250007-1-41; képviseli: Hamar Dániel, a továbbiakban: Alapítvány) által szervezett XCC Magyarország rendezvényen (a továbbiakban. Rendezvény) és azzal összefüggésben kapcsolatos adatkezelésekről.

 

Adatkezelési tájékoztató

  1. Általános tájékoztatás
  • Tevékenységünk során az általunk szükségszerűen elvégzett adatkezelés során fokozott figyelmet fordítunk az Alapítványunkhoz eljuttatott személyes és különleges adatok védelmére.
  • Alapítványunk a személyes adatok kezelése során kiemelt figyelmet fordít a hatályos jogszabályok rendelkezéseinek megtartására. Alapítványunk a személyes adatokat bizalmasan kezeli, és megtesz minden olyan technikai és biztonsági intézkedést, mely az adatok biztonságát garantálja. Alapítványunk adatkezelési alapelvei összhangban vannak az adatvédelemmel kapcsolatos hatályos jogszabályokkal, így különösen az alábbiakkal:
  • AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet) (a továbbiakban: GDPR);
  • évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információ szabadságról (a továbbiakban: Info tv.);
  • évi C. törvény a számvitelről (a továbbiakban: Számv. tv.);
  • évi CVIII. törvény az elektronikus kereskedelmi szolgáltatások, valamint az információs társadalommal összefüggő szolgáltatások egyes kérdéseiről. (a továbbiakban: Eker. tv.);
  • évi CLXXV. törvény az egyesülési jogról, a közhasznú jogállásról, valamint a civil szervezetek működéséről és támogatásáról;
  • évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről.
  • Adatkezelésnek minősül a személyes adatokon végzett bármely művelet vagy a műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.
  • Személyes adatnak minősül bármely meghatározott (azonosított vagy azonosítható) természetes személlyel kapcsolatba hozható adat, az adatból levonható, az érintettre vonatkozó következtetés. A személyes adat az adatkezelés során mindaddig megőrzi e minőségét, amíg kapcsolata az érintettel helyreállítható. A személy különösen akkor tekinthető azonosíthatónak, ha őt – közvetlenül vagy közvetve – név, azonosító jel, illetőleg egy vagy több, fizikai, fiziológiai, mentális, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára jellemző tényező alapján azonosítani lehet.
  • Különleges adat a faji eredetre, a nemzeti és etnikai kisebbséghez tartozásra, a politikai véleményre vagy pártállásra, a vallásos vagy más világnézeti meggyőződésre, az érdek-képviseleti szervezeti tagságra, valamint az egészségi állapotra, a kóros szenvedélyre, a szexuális életre vonatkozó adat, valamint a bűnügyi személyes adat.

 

  1. Adatkezelés típusa
  • Szerződéskötés

Honlapunkon lehetősége van a Rendezvényre történő jelentkezésre. A Rendezvényen történő részvételhez a potenciális Résztvevőktől a szerződési szándékuk rögzítése és a szerződés előkészítése érdekében az alábbi adatokat kérjük el és kezeljük.

 

Kezelt adat

Adatkezelés célja

Adatkezelés jogalapja

Adatkezelés időtartama

név

Az adatok kezelésére kizárólag a szerződés megkötése céljából kerül sor.

GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: szerződés megkötése, teljesítése.

A Rendezvény befejezéséig.

lakcím

születési dátum

telefonszám

Az adatok kezelésére kizárólag a Rendezvénnyel kapcsolatos információk megosztása, így a szerződés teljesítése érdekében kerül sor.

e-mail cím

egészségügyi adatok közül az alábbiak: gyógyszer- és ételérzékenység, allergia, mentális betegség

Az adatok kezelésére kizárólag abból a célból kerül sor, hogy a Rendezvényen történő részvétel során a résztvevőt a lehető legnagyobb biztonságban tudhassuk, mivel a Rendezvény mind mentálisan, mind fizikálisan megerőltető lehet.

GDPR 9. cikk (2) bek. a) pont: a résztvevő kifejezett hozzájárulása.

Hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb a Rendezvény befejezéséig.

kontaktszemély neve, telefonszáma

Az adatok kezelésére a résztvevő jogos érdekében kerül sor: bármely nehézség, probléma esetén a kontaktszemély kerül értesítésre. A kontaktszemély ehhez szükséges hozzájárulásának beszerzése a részvevő kötelessége és felelőssége.

GDPR 6. cikk (1) bek. f) pont: a résztvevő jogos érdeke.

A Rendezvény befejezéséig.

 

  • Marketing hírlevél

Alapítványunk a Rendezvény megtartását követően marketing célú megkeresést is tartalmazó hírleveleket küld a hírlevélre feliratkozók részére, amelyek jellemzően a soron következő újabb rendezvényekről tájékoztatják az érintetteket.

Hírlevél küldése kizárólag a hírlevélre kifejezetten feliratkozott személyek részére történik. A hírlevélre feliratkozni az Alapítványunk által szervezett rendezvényeken, illetve Alapítványunk honlapján vagy internetes közösségi oldalán lehetséges. A marketing hírlevelekkel kapcsolatban Alapítványunk a következő személyes adatokat kezeli:

 

Kezelt adat

Adatkezelés célja

Adatkezelés jogalapja

Adatkezelés időtartama

név

Az adatok kezelésére kizárólag marketing- és reklámküldési célból kerül sor.

GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont: feliratkozó hozzájárulása

A hozzájárulás visszavonásáig.

e-mail cím

 

A hírlevélre feliratkozottak a hírlevélről bármikor leiratkozhatnak a xcc@4mhu e-mail címre küldött üzenetben, az Alapítványunk székhelyére küldött levélben, vagy a minden egyes hírlevél alján szereplő „leiratkozom” linkre kattintással is.

Hírleveleinket a MailChimp (https://mailchimp.com/) rendszerén keresztül küldjük ki a feliratkozóknak.

  • Cookie-k (Sütik)

Alapítványunk honlapja – számos más honlaphoz hasonlóan – a honlap megfelelő használata, a felhasználói élmény növelése, valamint marketing kommunikáció optimalizálása érdekében cookie-kat (sütiket) használ, amelyhez a honlap első látogatásakor kifejezett előzetes hozzájárulást kér Alapítványunk.

A cookie-k (sütik) olyan, a böngésző által ideiglenesen a böngészésre használt eszközön tárolt adatok, amelyek Alapítványunk honlapjának használata során kerül(het)nek az eszközre. Ez magában foglalja a felhasználó IP címét, a böngészője típusát, az eszköze operációs rendszerének jellemzőit, a látogatás időtartamát, a felhasználó által meglátogatott oldalt, al-oldalt, használt funkciót, valamint a holnapon eltöltött időt. A cookie-k (sütik) nem tartalmaznak személyes adatokat és nem alkalmasak az egyéni felhasználó azonosítására, nem kerülnek összekapcsolásra személyes adattal. A cookie-k (sütik) kisméretű fájlok, nem károsítják a felhasználó eszközét és nem tartalmaznak semmiféle vírust, vagy kártevőt. A cookie-k (sütik) egy része a honlap bezárása után automatikusan törlése kerül, míg más részük hosszabb ideig tárolásra kerül a felhasználó eszközén attól függően, hogy a böngészőjében a felhasználó milyen beállítást alkalmaz.

Alapítványunk honlapja kizárólag olyan saját cookie-kat (sütiket) használ, amelyek a honlap működéséhez szükségesek és átmeneti jellegűek. A honlap ezen felül partner cookie-kat (sütiket) is használ, amelyeket a különböző szolgáltatásokkal megbízott partnereink működtetnek honlap analitika, illetve személyre szabott marketing kommunikáció céljából. A honlap az alábbi partner cookie-kat (sütiket), illetve más hasonló programokat használja:

  • Goodle Analitycs szolgáltatása

A cookie-k (sütik) elfogadása, engedélyezése nem kötelező, azok használatát a felhasználó korlátozhatja, illetve meg is akadályozhatja, azonban ilyen esetben előfordulhat, hogy nem tudja használni a honlap egyes funkcióit. A böngésző beállításai megváltoztatásával lehetősége van a felhasználó által meglátogatott weboldalakon engedélyezni, illetve tiltani a cookie-kat (sütiket). Kérjük, hogy amennyiben le kívánja tiltani a cookie-kat (sütiket), úgy nézze át a böngészője használati útmutatóját, illetve súgóját és tegye meg az ehhez szükséges lépéseket.

  • Kép- hang- és videofelvételek

Az Alapítványunk által szervezett Rendezvényeken kép-, és videófelvételek készülnek, amelyeket a Rendezvény lebonyolításában közreműködő személyek, így különösen Alapítványunk munkavállalói és önkéntesei készítenek. Ezek készítésére és felhasználására az érintettel kötött szerződés teljesítése alapján kerülhet sor.

A résztvevők és Alapítványunk között megkötött szerződés részét képezi, hogy a Rendezvényen kép- és videofelvételek készülnek a résztvevőkről, ezért Alapítványunk a szerződés teljesítése okán jogosult a kép- és videofelvételek elkészítésére, azok marketing célból történő további felhasználására.

Az adatkezelés célja Alapítványunk saját marketing és reklám tevékenységének elősegítése. A készült kép-, hang- és videofelvételek különösen Alapítványunk saját weboldalain, egyéb webes felületein, az online sajtóban és közösségi portálokon (Facebook, Instagram stb.), továbbá a nyomtatott sajtóban, bármely reklámanyagban és szórólapokon kerülhetnek nyilvánosságra hozatalra és a nyilvánosság felé történő közvetítésre.

 

Kezelt adat

Adatkezelés célja

Adatkezelés jogalapja

Adatkezelés időtartama

név

Szerződés megkötése és teljesítése.

GDPR 6. cikk (1) bek. b) pont: a szerződés teljesítése.

A szerződés megszűnését követő egy évig.

képmás: fénykép, videó

 

 

  • Történetek, élménybeszámolók megosztása

Az Alapítványunk által szervezett Rendezvényeket követően a résztvevőktől kérünk élménybeszámolót. Ezeket a megosztott történeteket név nélkül, kizárólag az életkor feltüntetésével közzétesszük az Alapítványunk saját marketing és reklám tevékenységének elősegítése érdekében különösen Alapítványunk saját weboldalán és a közösségi portálokon (Facebook, Instagram stb.).

 

Kezelt adat

Adatkezelés célja

Adatkezelés jogalapja

Adatkezelés időtartama

Egyedi történet a Rendezvényen megélt eseményekről.

Történetek megosztása online felületeken marketing céllal.

GDPR 6. cikk (1) bek. a) pont: az érintett hozzájárulása.

A hozzájárulás visszavonásáig.

életkor

 

Amennyiben kérik a megosztott történetek törlését, azt haladéktalanul megtesszük saját adatbázisunkból, azonban az esetlegesen nyomtatásba került vagy közösségi médiában elhelyezett felvételek törlését az érintett közvetlenül az adott orgánumtól köteles kérni.

 

  • Számlázással, könyveléssel kapcsolatos adatkezelés

Alapítványunk a szerződésben foglaltaknak megfelelően, a rendezvényen történő részvétel ellenértékéről a hatályos jogszabályok értelmében köteles számlát kiállítani a megrendelői részére. A számlakiállítással összefüggésben Alapítványunk kezeli a szerződő felek számlázási adatait. Ennek az adatkezelésnek a célja az, hogy Alapítványunk eleget tegyen annak a jogszabályi kötelezettségének, hogy gazdasági eseményekről számviteli bizonylatot kell kiállítania. Ezen felül Alapítványunk köteles megőrizni a partnerektől részére kiállított számlákat, számviteli bizonylatokat.

Alapítványunk a számlakiállítási és könyvelési kötelezettség céljából kezel személyes adatokat. Az adatkezelésre jogi kötelezettség teljesítése érdekében kerül sor. Alapítványunk ezen adatkezelés során a számlán feltüntetett személyes adatokat kezeli, így különösen név, cím, esetleg adószám. Az adatok megőrzési ideje jogszabályi előírás alapján 8 év.

 

Kezelt adat

Adatkezelés célja

Adatkezelés jogalapja

Adatkezelés időtartama

név

számlakiállítás,

könyvelés

GDPR 6. cikk (1) bek. c) pont: jogi kötelezettség teljesítése.

8 év

lakcím/székhely

adószám

 

  1. Adattovábbítás
  • Külföldre történő adattovábbítás esetén az a harmadik ország, amelynek a területére a személyes adatokat továbbítjuk, biztosítja a megfelelő szintű védelmet a személyes adatok kezelése kapcsán.
  • Különleges adatot harmadik személy részére sem írásban, sem szóban nem továbbítunk és annak lehetőségét sem teremtjük meg, hogy harmadik személy a különleges adatokhoz bármiféle módon hozzáférjen.

 

  1. Adatok biztonsága
  • A személyes és különleges adatai biztonsága érdekében Alapítványunk olyan technikai, valamint eljárási szabályokat alkalmaz, amelyek megakadályozzák az ezen adatokhoz történő illetéktelen hozzáférést, azok megváltoztatását vagy továbbítását, szándékos és véletlenszerű törlését vagy megsemmisülését.
  • A személyes és különleges adatok gyűjtése, tárolása, személyes adatok harmadik fél részére történő továbbítása valamint az adatkezelés céljához igazodó bármely egyéb adatkezelési tevékenység elvégzésére úgy kerül sor, hogy ahhoz illetéktelen személyek ne férjenek hozzá.

 

  1. Az adatkezelésre jogosultak köre
  • Alapítványunk adatkezelésre feljogosított munkavállalói, illetve Alapítványunkkal szerződéses jogviszonyban álló együttműködő partnerei, illetve az érintett saját maga jogosultak az adatokhoz való hozzáférésre és azok kezelésére.
  • Alapítványunk az adatok védelme érdekében valamennyi adatkezelésre jogosultat a jelen tájékoztatóban, a jogszabályokban foglaltak betartására hív fel, valamint titoktartásra kötelez. A személyes adatok szerződéses partnereink, megbízóink által történő kezelése során a személyes adatok védelmére vonatkozó jogszabályi rendelkezések betartása szerződéses partnereink, megbízóink felelőssége, amelyért Alapítványunk nem vállal felelősséget.

 

  1. Az adatkezelés időtartama
  • Alapítványunk által kezelt adatok törlését az érintett bármikor kezdeményezheti. Az erre vonatkozó kéréseknek hivatali időnkben Alapítványunk mindenkor haladéktalanul eleget tesz.
  • Személyes adatai kezeléséről az érintett bármikor tájékoztatást kérhet. Kérésére Alapítványunk tájékoztatást ad az érintett kezelt adatairól, arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatokat. A tájékoztatás xcc@4mhu email-címen kérhető.
  • A megadott adatok helyességéért az érintett felel. Személyes adatai helyesbítését azok megváltozása esetén bármikor kérheti. A valóságnak meg nem felelő adatokat kérésre Alapítványunk helyesbíti, a hiányos vagy téves adatot törli. A helyesbítésről és a törlésről külön értesítést erre vonatkozó kifejezett kérés esetén e-mailben, erre a célra pontosan megadott e-mail címre küldünk.

 

  1. Jogérvényesítés
  • Személyes adatai védelméhez való jogát polgári bíróság előtt érvényesítheti, vagy az Alapvető Jogok Biztosának Hivatalához, illetőleg a Nemzeti Adatvédelmi és Információs Hatósághoz fordulhat.
  • A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C, postacím: 1530 Budapest, Pf.: 5.) bejelentéssel bárki vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy személyes adatok kezelésével, illetve a közérdekű adatok vagy a közérdekből nyilvános adatok megismeréséhez fűződő jogok gyakorlásával kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll.
  • Az érintett bírósághoz fordulhat:
    – a felvilágosítás megtagadása,
    – a helyesbítés, törlés vagy zárolás iránti kérelem elutasítása,
    – jogainak megsértése esetén, továbbá
    – ha a tiltakozási kérelem vonatkozásában hozott döntéssel nem ért egyet, vagy ha Alapítványunk a tiltakozási kérelem elbírálására nyitva álló határidőt elmulasztja, a döntés közlésétől, illetve a határidő utolsó napjától számított 30 napon belül.
  • A per elbírálása az Alapítvány mint alperes székhelye szerinti törvényszék (Fővárosi Törvényszék) hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.
  •  
  1. Incidenskezelés
  • Az adatvédelmi incidens alatt a rendelet értelmében a biztonság olyan sérülését értjük, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.
  • Amint Alapítványunk tudomására jut az adatvédelmi incidens, azt indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb 72 órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenteni köteles az illetékes felügyeleti hatóságnál.
  • Kérjük, hogy a Alapítványunk adatkezelésével kapcsolatos bármely panasz, kifogás esetén a fent eljárások kezdeményezését megelőzően, egyeztetés céljából forduljanak Alapítványunkhoz.

 

4M Magyarország Alapítvány